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Bist du schon einmal in einem gigantischen Meeting mit über 70 Menschen gewesen?
Ich auf jeden Fall, und ich muss sagen, es war eine wahre Achterbahnfahrt der Erfahrungen. Ich möchte hier kurz meine Gedanken teilen.
Stell dir vor, 70 Menschen versammeln sich in einem Saal oder sind über Bildschirme verbunden, um wichtige Themen zu besprechen und bedeutende Entscheidungen zu treffen.
Schon bald wird klar, dass die Zeit knapp bemessen ist. Jeder Teilnehmer kann nur ein paar Ideen einbringen, ohne die Möglichkeit, diese zu ordnen oder weiterzuentwickeln.
Am Ende bleibt ein Meer von Ideen, aber keine Konsolidierung in Sicht. Oberflächlichkeit statt Tiefe – das ist das unvermeidliche Resultat.
Der Hybridmodus, der eine Kombination aus persönlicher Anwesenheit und digitaler Teilnahme ermöglicht, verspricht Flexibilität und Effizienz.
Doch in der Realität kann er eine gewaltige Herausforderung darstellen. Im von mir erlebten Workshop waren 50 Menschen vor Ort und 35 per Bildschirm zugeschaltet. Die Verbindung zwischen den beiden Gruppen gestaltete sich schwierig, und die Interaktion blieb begrenzt. Die Frage, ob die Zeit für die verschiedenen Aktivitäten angemessen verteilt war, stellte sich vehement.
Open Spaces, wie wir sie aus dem agilen Methoden kennen, versprechen erfolgreiches Arbeiten in großen Gruppen. Auch besagte Veranstaltungen war als solche geplant.
Was sind Open Spaces?
Open Space Veranstaltungen sind eine innovative Form des organisierten Austauschs und der Zusammenarbeit. Bei Open Space treffen sich Teilnehmer, um gemeinsam Ideen zu diskutieren, Wissen auszutauschen und Lösungen für komplexe Themen zu finden. Anders als bei traditionellen Meetings gibt es kein festgelegtes Programm oder vorgegebene Themen.
Stattdessen entstehen die Diskussionen und Arbeitsgruppen spontan, basierend auf den Interessen und Bedürfnissen der Teilnehmer. Open Space fördert die Selbstorganisation, Kreativität und Eigenverantwortung der Teilnehmer und ermöglicht eine dynamische und produktive Zusammenarbeit.
Leider sind solche Veranstaltung aus meiner Erfahrung auch keine Selbstläufer. Um strukturierte Ergebnisse zu erhalten, bedarf es einer guten Vorbereitung der Themen Owner aber auch ein Gespür, wie man mit größeren Gruppen erfolgreich Themen beackert.
Es empfiehlt sich hier auf erfahrene Facilitatoren zurückzugreifen, die eine geeignetes Format auswählen und durchführen, abhängig von Anzahl der Teilnehmer und Komplexität des Themas.
Dies hat zusätzlich den großen Vorteil, dass man sich als Themenowner selbst auf das Thema fokussieren kann, ohne durch Organisatorisches abgelenkt zu sein.
Bleibt die Frage Remote oder Hybrid?
Nicht, dass ich es je ausprobiert hätte, aber ich denke, eine bessere Idee wäre es, die große Teilnehmerzahl in kleinere Gruppen aufzuteilen – in Anwesenden und Teilnehmer an den Bildschirmen. In diesen kleineren Vorort- und Remotegruppen könnten diskussionsfreudige, kleinere Teams gebildet werden, die sich über ein einheitliches Kommunikationsmedium austauschen können. Mit klaren Regeln und Strukturen für jede Gruppe ließe sich die Effizienz und Produktivität steigern.
Ein erfolgreicher Verlauf großer Meetings erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Klar definierte Ziele und kluge Anpassungen der Agenda sind unerlässlich. Genauso wichtig ist eine strukturierte Nachbereitung, um die gewonnenen Erkenntnisse zu verarbeiten und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
Denn nur mit einer durchdachten Planung und Nachbereitung können wir das Potenzial großer Meetings ausschöpfen und Chaos vermeiden.
Während ich meine Gedanken über hybride Meetings teile, frage ich mich, wie die Zukunft aussehen wird. Vielleicht werden holographische Projektionen und andere innovative Technologien die Art und Weise, wie wir uns treffen, revolutionieren. Die Möglichkeit, von zu Hause aus teilzunehmen, bietet eine unschätzbare Flexibilität. Doch bis dahin sollten wir nach Wegen suchen, hybride Meetings effizienter und produktiver zu gestalten. Es liegt an den klugen Köpfen dieser Welt, neue Lösungen zu finden und die Zukunft der Meetings zu gestalten.
Am Ende ziehe ich fast das Fazit, dass ein persönliches Treffen vor Ort für solche Menschenmassen am sinnvollsten ist, auch wenn ich persönlich ein großer Fan von Remote-Arbeit bin.
Die Aufteilung in kleinere Gruppen, sowohl für Anwesende als auch Remote-Teilnehmer, könnte die Effizienz steigern. Es bedarf jedoch einer gründlichen Vorbereitung, klaren Formaten und einer klaren Vorstellung der erwarteten Ergebnisse und Verarbeitungsmethoden, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
Die Zukunft der hybriden Meetings verspricht aufregende Entwicklungen, die unsere Art der Zusammenarbeit verändern könnten. Doch bis dahin sollten wir die aktuellen Möglichkeiten nutzen und unsere Meetings mit bedachter Planung und strukturierten Prozessen gestalten.
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